T.C.

 

UŞAK ÜNİVERSİTESİ

 

İÇ KONTROL UYUM EYLEM PLANI

 

BALKAN ÜLKELERİ UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ MÜDÜRLÜĞÜ

 

 

 

I- GENEL BİLGİLER

 

A- Organizasyon Şeması

B- Misyon ve Vizyon

C- Yetki, Görev ve Sorumluluklar

 

II- MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜMÜZ PERSONEL YAPISI VE YETERLİLİĞİ

 

A- Personel Bilgisi

B- Merkezin Yönetim Organları

C- Müdür ve Görevleri/Hassas Görevleri

Ç- Müdür Yardımcısı ve Görevleri/Hassas Görevleri

Ç- Personelin Şikâyet ve Müracaat Durumları

D- İzin ve Görevlendirme

 

III- KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ

 

IV- İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI

 

A- İmza-Paraf Düzeni

B- EBYS

 

V- MERKEZİN FAALİYET ALANLARI

 

 

 

I- GENEL BİLGİLER

 

A- Organizasyon Şeması

 

MÜDÜR (Doç. Dr. Alpay İĞCİ)

MÜDÜR YRD. (Doç. Dr. Erol SAKALLI)

 

B- Misyon ve Vizyon

 

Misyon

 

Balkanlar’ın adını Türkçeden alması, bölgenin Türkçe ve Türkler ile olan derin ilgisini gösteren belgelerin temellerindendir. Balkanlar’daki dil, kültür, mimari varlıklar, sosyal yapı buna eklenebilir. Türkçenin yanında bölgedeki diğer renk ve tatları oluşturan dil ve kültürler de, Balkanlar’ın zenginliğini oluşturur. Bütün bu ögeler, Balkan Ülkeleri Uygulama ve Araştırma Merkezinin kapsamında yer alır.

 

Bütün bunlar doğrultusunda misyonumuz, Türkçe başta olmak üzere Balkan dilleri, bu dillerin diyalektleri, çeşitli kültür ögeleri gibi bütün konular çeşitli şekillerde çalışılabilmesidir. Buna uygun olarak kurumlar arası iletişim ve bilimsel organizasyon, uygulama ve araştırma merkezinin çalışma esaslarını belirtir.

 

Vizyon

 

Misyonumuzda belirtilen geniş kapsam ve onun içerikleri doğrultusunda, Anadolu’da yer alan bir üniversite birimi olarak buradan Balkanlar’ı tanıtmak ve çalışmaktır. Bu vizyonla, maddi ve manevi imkânlar oranında akademik faaliyetler hedeflenmektedir.

 

C- Yetki, Görev ve Sorumluluklar

 

Müdürlük, Balkanlar konusunda kuramsal ve uygulamalı çalışmalar yapmak ve bunların yapılmasını özendirmek, kamuoyu oluşturmak, başlatmak, desteklemek, geliştirmek ve yayınlamak için imkân sağlamak, ilgili tüm ulusal ve uluslararası kurum ve kuruluşlarla işbirliği ve koordinasyon görevini yürütmektir.

 

 

II- MERKEZ MÜDÜRLÜĞÜMÜZ PERSONEL YAPISI VE YETERLİLİĞİ

 

A- Personel Bilgisi

 

Müdürlüğümüz; müdür, müdür yardımcısı ve fakülte asli personeli olan idari personelden (şef) oluşmaktadır. Bütün akademik ve idari personelin kadroları kendi fakültelerine aittir; müdürlüğün kadrosunda herhangi bir akademik veya idari personeli yoktur.

 

B- Merkezin Yönetim Organları

 

Merkezin yönetim organları, merkez müdürü ve müdür yardımcısıdır.

 

C- Müdür ve Görevleri/Hassas Görevleri

 

(1)           Merkez Müdürü, Rektör tarafından Üniversitede görevli öğretim üyeleri arasından üç yıl için görevlendirilir. Süresi biten Merkez Müdürü yeniden görevlendirilebilir. Merkez Müdürünün görevi başında bulunmama süresi altı ayı geçtiği takdirde yeni Merkez Müdürü görevlendirilir.

 

(2)           Üniversitede görevli öğretim üyelerinden, Merkez Müdürünün teklif edeceği dört aday arasından Rektör tarafından görevlendirilen yardımcısı bulunur. Merkez Müdürünün bulunmadığı zamanlarda müdür yardımcısı veya yardımcılarından biri Merkez Müdürüne vekâlet eder.

 

Merkez Müdürünün görevi sona erdiğinde müdür yardımcılarının da görevi sona erer.

 

(3)           Merkez Müdürünün görevleri şunlardır:

 

a)             Merkezi temsil etmek,

 

b)            Müdür yardımcıları arasında görev paylaşımı yapmak ve yapılan işleri denetlemek,

 

c)             Merkezin yıllık faaliyet raporunu her yılın aralık ayında hazırlayarak Rektörün onayına sunmak,

 

ç)             Merkezin araştırma ve uygulama faaliyetleri için ortaya çıkan genel ihtiyaçları ve bunlarla ilgili önerilerini Rektöre iletmek.

 

d)            İnternet sayfası yönetiminden sorumludur.

 

Ç- Müdür Yardımcısı ve Görevleri/Hassas Görevleri

 

Merkez müdürünün vekâlet, ani ve özel durum gibi hâllerde yönetimde bulunmadığında, müdürlüğün yönetiminden sorumludur. İnternet sayfası yönetiminden sorumludur.

 

Ç- Personelin Şikâyet ve Müracaat Durumları

 

Müdürlüğün herhangi bir personeline dair talep veya şikâyet öncelikle müdür tarafından kabul edilir ve gereğine yönlendirilir. Müdürün bulunmadığı durumlarda konu, müdür yardımcısının yönetimindedir.

 

D- İzin ve Görevlendirme

Müdürün izin veya görevli izinli olduğu durumlarda müdürlüğe müdür yardımcısı vekâlet eder. Yazışmalar aciliyet ve önem sırasına göre ilgili yazman ve müdür yardımcısı ile sağlanır. Müdür yardımcısının da izinli olması durumunda, vekâlet belirlenen bir personelce yürütülür.

 

 

III-  KAYIT VE DOSYALAMA SİSTEMİ

 

1. Rektörlük evrak kayıt veya diğer birimlerden/kurumlardan gelen evrak üzerinde geçerli bir tarih ve sayı olup olmadığı, amiri veya yetkilisi tarafından geçerli bir elektronik veya ıslak imza olup olmadığına bakılarak teslim alınır.

2. Evrakın ekleri varsa kontrol edilir.

3. Merkez Müdürü veya vekâletini bıraktığı Müdürüne götürülerek verilen talimatlar doğrultusunda cevap yazma, ilgili kişiye teslim etme, dosyaya kaldırma işlemleri yapılır.

4. Rektörlük Evrak Kayıt biriminden dış kurumdan gelen tüm evraklar taranmış hâlde önce EBYS’ye düştüğünden evrakların asılları arkalarındaki numaralara bakılarak teslim alınır.

5. İadeli taahhütlü olarak gönderilen evraklar, evrakların posta alındıları üzerindeki numara EBYS üzerinden kontrol edilerek ilgili personele teslim edilir.

 

 

IV- İŞ AKIŞ SÜREÇLERİ VE İŞ AKIŞ ŞEMALARI

 

A- İmza-Paraf Düzeni

 

Genel evrak işleri EBYS yoluyla ilerler. EBYS’den gelen evraklar müdür (vekâlet durumunda müdür yardımcısı/ilgili personel) tarafından idari personele sevk edilir.

İmzalanması gereken evrak, idari personelden üst yazısıyla hazırlanıp elektronik imzaya yollanır. Islak imza gerektiği durumlarda, sevk edilen evrakın üst yazısıyla beraber (varsa) ekleri, müdüriyet ıslak imzasına sunulur.

 

B- EBYS

1. Gelen evrak kontrol edilir. (İçerik, ek, ilgi)

2. İçeriğe göre cevap yazılması gerekli durumda ilgi tutularak cevap verilir, işlem yapılması gerekli durumda işlem yapılır.

3. Sorumlu kişiye sevk olunan belgeler yine mevzuata uygun şekilde veya Müdürün belgeye düştüğü nota göre değerlendirilerek cevap yazma, sonlandırma, başkasına sevk ve iade işlemleri yapılır.

4. Belgede ilgili evrak veya ek olup olmadığına, eklerin ve ilgili evrakın düzenine de ayrıca bakılır.

5. Merkez Müdürü herhangi bir nedenle vekâletini bir başkasına verdiğinde Başkanın vekâlet işlemi EBYS üzerinden ilgili kişiye verilir. Başkanın herhangi bir nedenle görevine erken dönmesi hâlinde ise vekâlet EBYS sistem yöneticileri aracılığı ile kaldırtılır.

 

EBYS sisteminde herhangi bir sorun yaşanması hâlinde, imkânlar ve yetkiler dâhilinde konuya müdahale edilir. Sorun düzeltilemezse EBYS sistem yöneticileri ile irtibat kurularak sorunun bir an önce çözülmesi sağlanır.

 

 

V- MERKEZİN FAALİYET ALANLARI

 

a) Yurt içinde veya dışında Balkanlar’a dair akademik her türlü etkinlik veya yayın planlamak ve yürütmek,

b) Yurt içinde veya dışında Balkanlar’a dair toplumsal her türlü etkinlik veya yayın planlamak ve yürütmek,

c) Uluslararası ikili anlaşmalar çerçevesinde ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektör kuruluşları ve Türkiye’deki üniversitelerin ilgili birimleri ile Balkanlar konusunda çalışmalar yaparak ortak eğitim-öğretim, araştırma, uygulama ve yayın faaliyetlerinde bulunmak,

ç) Balkanlar ile ilgili araştırma ve uygulamaları teşvik etmek, yapılan araştırmaları duyurmak için seminer, kurs, toplantı gibi etkinlikler düzenlemek,

d) Balkanlar’a yönelik öğretim araçlarını hazırlamak; kitap, dergi, bülten, rapor, proje, broşür yayınlamak, bu amaçla yurt içi ve yurt dışındaki çeşitli fuarlara katılarak tanıtım masaları açmak,

e) Balkanlar ile ilgili projeler geliştirmek, bu alanda hazırlanan ulusal ve uluslararası projelere ortaklık etmek.